会秘工作职责

简介：

会秘是一个会议的最终执行者。熟悉整个会议的信息，酒店、住房、会场、人员、用车、活动安排等等一系列事务的协调者。

一、会议空档期  

1.熟悉成都酒店信息，包括会议室、餐、房价格规格及酒店区域

2.整理会议成功案例，包括图片、会议文字叙述、会议总结

3.推送会议案例至微信公账号及网站案例更新  

4.对接现有会议，与会议客户沟通会议细节，包括酒店推荐及报价

5.悉知会议新知识和行业发展新趋势，学习同行案例

6.执行上级安排事宜

二、会议执行期

（一）会议前  

1.与客户和酒店签订会议合同  

2.确定会议用餐价格、数量、形式并签订每餐保证数

3.确定会议用房数量、房型、时间并签订每日保证数  

4.确定会议开展形式及会议人数，熟知会场容量，及时给客户反馈信息

5.明确会议搭建目的、类型，确定搭建尺寸、数量

6.与客户及酒店沟通发票事宜，即发票类型和金额  

7.确定是否有会议旅游考察接待，若有则制定行程安排和报价（旅游部门协助）

8.细心准备会议用品，包括工装工牌、会议用表、会议小工具

9.提前去酒店分装资料，跟酒店进一步对接会议事宜

（二）会议中  

1.会议报道，包括分房、分资料、收费、收据、统计发票

2.会议接送机，确定接机送机时间及人员名单，合理安排用车

3.会议旅游及考察人数统计

4.会场摆台、布置，酒店及会场指引  

5.会议突发情况预警，保证会场会议、用餐时间均有会秘，随机应变解决问题

6.有条不紊的安排会议进行、参会代表用餐和老师用餐、房间协调

7.核对酒店所开发票，灵活掌握发票超开和错开

8.与客户方人员随时沟通最新会议情况

（三）会议后

1.整理客户方此次会议的所有账单，与客户确认核对并结清会议所有款项

2.整理汀兰此次会议所有账单，将客户方账单和汀兰账单上报给财务并与财务核对无误后方可向酒店及供应商支付会议款项

3.将此次会议合同装订并交于财务存档

4.总结会议并分享优点与不足，供大家探讨学习

三、会议执行注意事项

1.会场现场完善会议数据，便于会后核对  

2.不可随意对客户作出承诺，量力而行并对客户作出合理解释

3.做事需细心有耐心，涉及金钱切不可大意  

4.私密文件（合同、协议）贴身保管，不可与会议用品混淆，避免价格及其他事项暴露，造成客户和参会代表反感  

5.会议电脑在上会前进行数据清理，以免数据泄露造成会议困扰

6.在客户面前注意言谈举止，不可随意谈论价格及私人事宜

7.与客户随机应变避谈会议价格  

8.对于发票、金钱事宜不可随意做主，需请示领导及咨询财务

9.善于语言表达，合理赞美

10.善于分析客户心理，事半功倍